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活動邀請函的格式及注意事項

時間:2020-04-08?? 點擊:??來源:活動策劃公司
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    活動策劃公司:活動邀請函是活動舉辦方邀請企業領導或知名人士、專家等參加某項活動時所發的請約性書信,在企業交流以及日常的各種社交活動中,這類書信使用廣泛,在應用寫作中邀請函是非常重要的,那么,活動邀請函的格式及注意事項有哪些?

活動邀請函的格式:
    在一般情況下,邀請有正式與非正式之分。非正式的邀請,通常是以口頭形式來表現的,相對而言,它顯得要隨便一些。而正式的邀請,既講究禮儀,又要設法使被邀請者備忘,故此它多采用書面的形式。

活動邀請函

一、禮儀活動邀請函的含義
    活動邀請函又稱活動邀請信、活動邀請書,是活動主辦方(單位、團體或個人)邀請有關人員出席隆重的會議、典禮,參加某些重大活動時發出的禮儀性書面函件。
    凡精心安排、精心組織的大型活動與儀式,如宴會、舞會、紀念會、慶祝會、發布會、單位的開業儀式等等,只有采用活動邀請函邀請佳賓,才會被人視之為與其檔次相稱?;顒友埡凶约旱幕緝热?、特點及寫法上的一些要求。

二、活動邀請函的基本內容
    活動邀請函的基本內容包括活動的背景、目的和名稱;主辦單位和組織機構;活動的內容和形式;參加對象;活動的時間和地點、聯絡方式以及其他需要說明的事項;邀請內容根據實際情況填寫。

三、活動邀請函的特點
    活動邀請函的特點體現在以下4個方面:
    1、禮貌性強。邀請事務使用邀請函表示禮貌。禮貌性是活動邀請函的最顯著的特征和基本原則。這體現在內容的完全的贊美肯定和固定的禮貌用語的使用上,強調雙方和諧友好的交往。
    2、感情誠摯?;顒友埡菫樯缃环盏膶iT文書,這使得它能夠單純地、充分地發散友好的感情信息,適宜于在特定的禮儀時機、場合,向禮儀對象表達專門誠摯的感情。
    3、語言簡潔明了?;顒友埡乾F實生活中常用的一種日常應用寫作文種,要注意語言的簡潔明了,看懂就行,文字不要太多太深奧。
    4、適用面廣?;顒友埡褂糜趪H交往以及日常的各種社交活動中,而且適用于單位、企業、個人,范圍非常廣泛。

四、活動邀請函的結構與寫法
    在應用寫作中活動邀請函是非常重要的,尤其是社會交際空前廣泛和重要的當代社會,寫好它可以說至關重要。對活動邀請函的寫法要注意格式和形式兩個方面。首先是結構上寫法類似公函。一般格式如下:

邀請函

尊敬的________________    

您好!
    ___________單位將于____年____月____日在_________地,舉辦_____________活動,特邀您參加,謝謝。

    活動邀請函的結構通常由標題、稱謂、正文、敬語和落款五部分組成。
    標題:一般只寫文種“邀請函”即可,字號比通常標題要略大一些。有時也可以加“事由” ,如“關于參加研討會的邀請函”。有時還可包括個性化的活動主題標語,如“溝通無限中部六省城市信息化高級論壇邀請函”。
    稱謂:是對邀請對象的稱呼。要頂格寫受邀單位名稱或個人姓名,后加冒號。要寫明對方姓名、職務、職稱、學銜。也可以用“ 同志”、“經理”、“教授” 、“先生”、“女士”、“小姐”稱呼。通常還要加上“尊敬的”之類定語。
    正文:是邀請函的主體。頭可向被邀請人簡單問候,位臵在稱謂下一行,空兩格。接著寫明舉辦活動的緣由、目的、事項及要求,寫明禮儀活動的日程安排、時間、地點,邀請對象以及邀請對象所做的工作等,并對被邀請方發出得體、誠摯的邀請。若附有票、券等物也應同邀請函一并送給邀請對象。有較為詳細出席說明的,通常要另紙說明,避免邀請函寫得過長。
    敬語:末尾一般要寫常用的邀請慣用語。如“敬請光臨”、“敬請參加”、“請屆時出席”之類的敬語。有些邀請函可以用“此致敬禮”、“順致節日問候”等敬語。
    落款:署上邀請單位名稱或發函者個人名稱,署上發函日期。邀請單位還應加蓋公章,以示莊重。

    其次是形式上的要求。邀請函的形式要美觀大方,不可用書信紙或單位的信函紙草草了 事,而應用紅紙或特制的請柬填寫。

五、寫活動邀請函要注意的事項:
    1、“邀請函”三字是完整的文種名稱,與公文中的“函”是兩種不同的文種,因此不宜拆開寫成“關于邀請出席×x活動的函”。
    2、被邀請者的姓名應寫全,不應寫綽號或別名。在兩個姓名之間應該寫上“暨”或“和”,不用頓號或逗號。網上或報刊上公開發布的邀請函,由于對象不確定,可省略稱呼,或以“敬啟者”統稱。
    3、嚴格遵守寫作格式,稱謂、邀請事由、具體內容、活動時間、活動地點、相關事宜、聯系方式、落款等是必不可少的部分,不能丟漏信息。
    4、邀請事項務必周詳,使邀請對象可以有準備而來,也會使活動舉辦的個人或單位減少 一些意想不到的麻煩。
    5、邀請函須提前發送,使受邀方有足夠的時問對各種事務進行統籌安排。 總之,活動邀請函屬于社會生活使用文書,具有社會公關及禮儀功能。它不僅表示禮貌莊重,也有 憑證作用,要寫得簡明得體,準確文雅。

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