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慶典活動策劃的準備工作

時間:2020-04-07?? 點擊:??來源:慶典策劃公司
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    慶典活動是現代企業或組織公關策劃中重要的工作方式之一,慶典活動的形式既可以是傳統的活動形式,也可以是創新的形式,比如有的商場的開業慶典活動是買下途徑商場門前的工交車的當天的乘坐權,給潛在的顧客們以真正的實惠,讓商場開業的消息在當地的居民因為當天坐車不花錢的新聞中而自行傳播;創新形式的慶典活動因策劃者的創意不同其形式豐富多彩,在目前的現實工作中傳統形式的慶典活動仍是主流,而傳統形式的慶典活動的策劃和組織工作有一定的套路,一般可從以下環節入手進行準備。

慶典活動

一、精心擬出邀請慶典活動賓客的名單
    一般邀請賓客的范圍是本組織的主管部門領導及業務往來單位;相關媒體新聞記者;同行部門和直屬部門領導及有關其他公眾;名單經領導審定后,印制成精美的請柬,并提前2周左右的時間寄送給賓客,活動前3天再電話核實,看有無變動,貴賓在活動前一天再核實一次。

二、確定慶典活動主持人
    慶典活動主持人可以是相關政府部門領導,也可以是本組織領導,還可以是有一定影響的電視臺等主持人。一般主持人應儀表大方、口才良好、反映敏捷等。

三、擬定慶典活動程序
    程序可包括主持人宣布慶典活動開始、升國旗奏國歌和升公司旗奏公司歌、介紹重要來賓、組織負責人和重要來賓致詞、剪彩或安排參觀等余慶活動。程序的安排要求緊湊、連貫而細致周密,程序的安排關系到活動的成敗。

四、布置慶典活動場地
    舉行儀式的場地可以設在組織有關慶典活動的現場,如開工或竣工慶典選在工程現場,開業慶典選擇在鋪面或商店的門口等,應在場地懸掛開業或慶典會標、慶?;驓g迎詞語。因為開業活動一般是站立舉行的,所以要在來賓站立處和剪彩處鋪設紅色地毯,以示尊敬和莊重。場地布置可充分利用飄空氣球、彩虹門、步道旗、花籃及花卉植物、紅地毯等,如會場兩邊可放置來賓贈送的花籃,四周懸掛彩帶和宮燈。還要準備好音響、照明設備,使整個場地氣氛顯得隆重、熱烈??傊畱矐c而熱烈。

 五、安排接待工作
    這一工作要事先指派專人負責,重要來賓的接待應由組織負責人親自完成。事先安排接待服務人員,安排來賓接待室,接待室中要求茶杯潔凈,茶幾桌上放置煙缸,如不允許吸煙,應用禮貌標語標牌放置在接待室中,提示來賓。要事先訂購嘉賓佩帶的胸花。

六、安排剪彩工具和禮儀小姐
    慶典活動主辦單位應備好彩綢或彩帶、剪刀、托盤、托布等,禮儀小姐的人數應比剪彩領導人數多1人。

七、準備來賓簽到處和貴賓留言冊
    貴賓留言冊不要用普通簽字本,應用紅色或金色錦緞面高級留言冊,應準備好毛筆、硯墨或碳素筆,還要準備好來賓簽到處。此外,還可以準備兩個盒子或碟,一個裝單位領導或公關部經理的名片,另一個裝來賓的名片,這樣便于今后聯系或制作通訊錄。 

八、準備相關文字材料和饋贈禮品
    印制一些材料,如本組織宣傳冊、慶典活動的程序表,來賓名單和致詞,組織經營項目和政策等。贈送的禮品也是一種宣傳性傳播媒介,只要準備得當,往往能產生很好的效果。從組織形象考慮,禮品應該具有以下特點:

    1、象征性和紀念性
    在開業慶典中的禮品應該有紀念意義。人們從禮品的形狀及內容上能一目了然地明確它的含義。同時給人發禮品,是作為紀念,總希望人們能重視它、珍惜它,可以使人不時地想到或向別人提起曾經參加過某個活動、曾經當過某某代表、曾經去過某個地方,使自己有一種特殊的榮譽感。
    2、宣傳性
    在某種意義上說,禮品最好能成為宣傳本組織的廣告載體。一般應在禮品的包裝上印有組織標志、慶典開業日期、服務承諾或產品圖案及廣告用語等。當然商業味不宜太濃,本組織信息要善于巧妙別致地設計在禮品上。

九、音響設備的調試
    了解無線麥克風電磁波的方向性、頻率高低、音量大小,不要出現”吱吱”的噪音或間斷噪音。線路距離與麥克風連線長短要考慮周全,不要使講話者無法進行必要的移動。有時一個麥克風在講話者間傳遞使用,電線太短不方便,電線太長又顯得很雜亂,因此,事先應設計好講話、演示、產品介紹時表演者的路線。如果可能,對移動的演講者、表演者最好用移動無線麥克風,或盡可能將線的一部分藏在地毯下面,以避免絆倒人。如果為演講者提供新的服務設施,在會議前一定要向有關人員進行明確的介紹。有關服務人員應熟悉業務與設備,事先做好細致的準備??梢詤⒖迹?a href="http://www.0981310.buzz/new/c/515.html" target="_blank">活動策劃現場如何對音響設備進行驗收?

十、配套節目
    慶典活動完畢,宜安排些氣氛熱烈的節目,如敲鑼打鼓、舞獅子,放飛信鴿,合唱歌曲,放喜慶音樂等。在允許燃放鞭炮的地區,還可燃放鞭炮聲花產禮炮等,造成喜慶氣氛。此外,還可以請軍樂隊演奏。(注意一般情況下不要放氫氣球,特別是在機場附近,以免影響飛機的飛行安全。)

十一、參觀、座談或聚會 
    主持人宣布儀式結束,即可引導客人參觀工程、組織、公司或商店??山榻B主要設施或特色商品,以融洽與同行的關系,也可以舉行短時間的座談或請來賓在留言簿上簽字。之后,還可以安排舞會、宴會答謝來賓。

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